Sopstvena arhiva dokumenata sa potpisivanjem u pregledaču

Ugovori, aneksi, ponude i opisi posla nastaju stalno, a završavali su razbacani po email prepisci, folderima i spoljnim servisima za potpisivanje koji se plaćaju po korisniku svakog meseca. Traženje konkretnog ugovora počinjalo je pretragom pošte.

Uz to, svako potpisivanje je značilo isti ručni krug: preuzmi, otvori u drugom alatu, potpiši, sačuvaj, pošalji nazad.

Docs Hub pokriva ceo životni tok dokumenta. Dokument se jednom uploaduje i od tada ima svoje mesto, svoje podatke i svoju istoriju, u arhivi sa filterima po tipu, statusu, drugoj strani, oznakama i periodu.

Dokumenti se potpisuju u pregledaču, iz lične biblioteke potpisa ili olovkom, a original se nikada ne menja: svaka izmena pravi novu verziju. Kada dokument treba da potpiše druga strana, dobija link emailom i potpisuje bez naloga, a potpisan dokument automatski stiže obema stranama.

Najteži deo je bio PDF. Potpisivanje ne sme da pokvari kvalifikovani elektronski potpis, a deljeni hosting nema alate za obradu PDF-a, pa se PDF iscrtava i potpisuje u pregledaču, potpisi se upisuju kao vektorska grafika, a tekst ostaje pretraživ. Primalac nikada ne šalje PDF nazad, samo svoj potpis, a konačan dokument se sastavlja kod nas, pa njegov sadržaj ne može da se izmeni usput.

Ukinuli smo mesečnu pretplatu na spoljni servis za potpisivanje. Svi poslovni dokumenti su na jednom mestu i nalaze se pretragom umesto prekopavanjem po pošti, a potpisivanje ugovora traje nekoliko sekundi umesto nekoliko minuta i nekoliko programa.